Kary za brak procedury AML w biurze rachunkowym i jak ich uniknąć

Za co biuro rachunkowe może zostać ukarane

Kary dotyczą niedopełnienia obowiązków, a nie samego braku kartki z napisem procedura. Typowe pozycje z kontroli to brak wewnętrznej procedury, niewykonana ocena ryzyka, brak identyfikacji klientów i beneficjentów rzeczywistych, nieprzechowywane dokumenty oraz niezgłoszone podejrzane transakcje. Brak sprawdzenia klienta na listach sankcyjnych wpada do tej samej puli, bo sankcje wynikają z odrębnej ustawy i też mają swoje konsekwencje.

Dokładne kwoty i podstawy prawne trzeba czytać bezpośrednio w ustawie, bo zmieniają się z nowelizacjami. Warto o tym pamiętać przy rozmowie z szefem biura: ryzyko nie kończy się na karze, bo decyzja może zostać upubliczniona, a klienci biur księgowych bardzo uważnie słuchają o takich sprawach.

Jak wygląda kontrola

Kontrola zaczyna się zwykle od prośby o dokumenty. Dostajesz listę: procedura wewnętrzna, ocena ryzyka, rejestr szkoleń, dokumenty identyfikacji wybranych klientów. Kontrolerzy wybierają kilku klientów i pytają o całą ścieżkę: kiedy go zidentyfikowano, kto jest beneficjentem, jak sprawdzono listy sankcyjne i co było decyzją przy wątpliwościach.

Tu najczęściej przegrywają biura, które wszystko robiły, tylko bez zapisu. Mówienie, że klient był sprawdzony, nie wystarcza. Potrzebna jest data, wersja listy i osoba, która to zrobiła.

Trzy błędy, które kosztują najwięcej

Pierwszy to procedura skopiowana z internetu i niedopasowana do biura. Kontrola od razu widzi, że opisuje role, których w biurze nie ma. Drugi to sprawdzenie tylko nowych klientów, bez przeglądu starych. Klient przyjęty kilka lat temu mógł w tym czasie zmienić właścicieli albo trafić na listę. Trzeci to brak dowodu: sprawdzenie zostało zrobione, ale nie zapisane.

Wszystkie trzy da się naprawić w jeden dzień roboczy, ale tylko wtedy, gdy zacznie się przed kontrolą, a nie po niej.

Co daje biuru ochronę

Chroni zestaw rzeczy, które da się pokazać. Procedura dostosowana do wielkości biura, z nazwaną osobą odpowiedzialną. Ocena ryzyka każdego klienta z datą. Rejestr sprawdzeń na listach sankcyjnych z wersją listy i decyzją przy trafieniach. Dokumentacja szkoleń. Do tego regularne ponawianie sprawdzenia dla klientów stałych.

Ręcznie przy dwustu klientach to kilkadziesiąt godzin w roku samego sprawdzania, plus układanie dowodów. Dlatego biura, które traktują obowiązek poważnie, przenoszą go do narzędzia. System AML dla biur rachunkowych sprawdza klienta i jego beneficjentów na pięciu listach, zapisuje rejestr i generuje raport PDF na kontrolę.

Jak policzyć, czy narzędzie się opłaca

Policz godziny. Liczba klientów razy cztery przeglądy w roku razy kilka minut na sprawdzenie, do tego kilkanaście minut na nową spółkę z beneficjentami. Przy tym samym rachunku plan Biuro za 449 zł netto miesięcznie (224 zł przy rozliczeniu rocznym) porównujesz z kosztem godzin pracy i z ryzykiem, że kontrola znajdzie lukę. Aktualne warunki znajdziesz w cenniku.

Nie zakładaj, że zwrot jest czysto czasowy. Dla wielu właścicieli biur największą wartością jest to, że na pytanie kontrolera odpowiadają wydrukiem z rejestru zamiast tłumaczeniem.

Plan na pierwszy tydzień

Dzień pierwszy: wyznacz osobę odpowiedzialną i spisz procedurę dopasowaną do biura. Dzień drugi: wyeksportuj klientów z programu księgowego i sprawdź całą bazę na listach sankcyjnych w jednym przejściu. Dzień trzeci: uzupełnij beneficjentów rzeczywistych u spółek, dla których brakuje danych, korzystając z KRS i CRBR. Dzień czwarty: oceń ryzyko klientów i zapisz decyzje przy trafieniach. Dzień piąty: włącz monitoring, żeby kolejne zmiany list nie wymagały ręcznego przeglądu.

Po takim tygodniu biuro ma rejestr, który w razie kontroli mówi więcej niż deklaracja. Szczegóły o tym, co powinna zawierać sama procedura, opisujemy w artykule Procedura AML w biurze rachunkowym.

Co z klientami, którzy zmieniają właścicieli

Najtrudniejsze są spółki, które zmieniają wspólników po latach współpracy. Biuro często dowiaduje się o tym z opóźnieniem, a to właśnie wtedy zmienia się ryzyko. Pomaga śledzenie zmian w rejestrach, na przykład przez alerty o zmianach zarządów i wspólników z KRS, i ponowne sprawdzenie nowych osób na listach.

Kto w biurze odpowiada, gdy coś pójdzie nie tak

Ustawa wymaga wyznaczenia osoby odpowiedzialnej za realizację obowiązków, a w większych biurach także członka kierownictwa, który nadzoruje całość. W małym biurze to zwykle wspólnik albo właściciel. Zapisz to imiennie w procedurze i trzymaj potwierdzenie, że ta osoba przeszła szkolenie. Przy kontroli pierwsze pytanie brzmi często właśnie o to, kto za to odpowiada.

Odpowiedzialność nie znika po delegowaniu pracy księgowym. Księgowa, która przyjmuje klienta, może wykonać sprawdzenie, ale decyzję przy trafieniu podejmuje osoba odpowiedzialna i to ona podpisuje zapis w rejestrze.

Podejrzana transakcja a zgłoszenie do GIIF

Drugi obszar, w którym biura się potykają, to zgłoszenia. Biuro, które w toku obsługi widzi coś nietypowego, na przykład nagłą zmianę struktury własności albo płatności niepasujące do działalności klienta, nie rozstrzyga tego samo. Zapisuje obserwację, ocenia ją według procedury i w razie uzasadnionego podejrzenia zawiadamia GIIF. Brak reakcji na sygnał, który był widoczny w dokumentach, jest jednym z częstszych zarzutów w kontroli.

Dlatego dobry rejestr nie kończy się na samym sprawdzeniu list. Przy każdym trafieniu zostaje zapis, jak porównano dane, dlaczego uznano dopasowanie za fałszywe albo prawdziwe i kto zdecydował.

Czy mała kancelaria księgowa też jest kontrolowana

Wielkość biura nie zwalnia z obowiązków. Jednoosobowa działalność księgowa stosuje te same zasady, tylko w mniejszej skali: mniej klientów, krótsza procedura, jedna osoba w roli odpowiedzialnej. Dla takiego biura plan Start za 199 zł netto miesięcznie (99 zł przy rozliczeniu rocznym) pokrywa sprawdzenie i rejestr, a monitoring dochodzi w planie Biuro. Najtańsze rozwiązanie to to, które faktycznie zostanie użyte przy każdym nowym kliencie.

Pytania, które warto zadać przed zakupem narzędzia

Czy rejestr zapisuje wersję listy i decyzję przy trafieniu. Czy sprawdza beneficjentów z KRS i CRBR. Czy radzi sobie z cyrylicą i wariantami zapisu nazwisk. Czy monitoring jest w cenie. Czy raport PDF da się pokazać kontrolerowi bez dodatkowej obróbki. Jeśli odpowiedź na którekolwiek brzmi nie, biuro dalej będzie musiało nadrabiać ręcznie.