Procedura AML w biurze rachunkowym i jak ją egzekwować w praktyce

Z czego składa się procedura

Dobra procedura biura rachunkowego mieści się na kilku stronach i odpowiada na konkretne pytania. Kto prowadzi identyfikację nowego klienta. Jak ustalany jest beneficjent rzeczywisty. Jak biuro ocenia ryzyko klienta i kiedy je aktualizuje. Gdzie zapisywane są wyniki. Kto decyduje przy trafieniu na liście sankcyjnej i do kogo trafia zgłoszenie o podejrzanej transakcji.

Gdzie procedury zwykle się rozjeżdżają

Najczęstszy problem to różnica między dokumentem a praktyką. Procedura mówi, że każdy klient jest sprawdzany na listach, a w rzeczywistości sprawdza się nowych klientów, i to nie zawsze. Klienci przyjęci pięć lat temu nigdy nie przeszli sprawdzenia, a lista sankcyjna zmieniała się w tym czasie wielokrotnie.

Drugi problem to brak dowodu. Księgowa sprawdziła klienta w czwartek, ale w aktach nie ma śladu, na jakich listach i w jakiej wersji. Przy kontroli pozostaje jej słowo, a nie dokument.

Podział ról, który działa w małym biurze

W biurze z kilkunastoma osobami nie ma osobnego działu compliance. Sprawdza ta osoba, która przyjmuje klienta, a odpowiedzialność za decyzje przy trafieniu ma wyznaczony wspólnik albo osoba odpowiedzialna za AML. Warto to zapisać imiennie i mieć zastępstwo na czas urlopu. Procedura bez nazwiska odpowiedzialnego jest pierwszą rzeczą, którą zauważa kontroler.

Jak sprawdzać klientów, żeby procedura była wykonywalna

Ręczne sprawdzanie klienta na pięciu listach, w KRS i w CRBR zajmuje kilkanaście minut na spółkę. Przy dwustu klientach i kwartalnym przeglądzie to kilkadziesiąt godzin w roku. Dlatego biura, które trzymają procedurę w praktyce, korzystają z narzędzia, które robi sprawdzenie jednym wyszukiwaniem i zapisuje wynik automatycznie. Opisujemy to na stronie AML dla biur rachunkowych, a o samej weryfikacji beneficjenta rzeczywistego osobno.

Ocena ryzyka klienta, czyli część, którą trudno zrobić od ręki

Ocena ryzyka nie musi być skomplikowana. Wystarczy kilka czynników: forma prawna i struktura właścicielska, kraj pochodzenia właścicieli, branża, sposób nawiązania relacji i wartość obrotów. Klient z prostą strukturą w kraju o niskim ryzyku dostaje poziom niski, spółka z łańcuchem właścicieli w kilku jurysdykcjach poziom wysoki i częstsze sprawdzanie. Ważne, by wynik oceny był zapisany i by wynikały z niego konkretne działania.

Stali klienci i monitoring

Procedura powinna mówić, jak często biuro ponawia sprawdzenie klientów już obsługiwanych. Dla klientów stałych rozsądny jest monitoring ciągły, który zgłasza tylko nowe trafienia po aktualizacji list. Zastępuje on kwartalny przegląd całej bazy i daje dowód, że biuro reagowało na zmiany. Zakres opisujemy w monitoringu kontrahentów.

Dowody na kontrolę

Przy kontroli biuro pokazuje procedurę, rejestr sprawdzeń z datami, wersje list, decyzje przy trafieniach, ocenę ryzyka i dokumentację szkoleń. Raport PDF generowany z rejestru jednym kliknięciem skraca przygotowanie do kontroli z dni do minut. Jeśli dopiero wybierasz rozwiązanie, kryteria porównujemy w artykule jak wybrać program AML dla biura rachunkowego.

Szkolenia i aktualizacja procedury

Procedura żyje tylko wtedy, gdy zespół ją zna. Zapisz, kto i kiedy przechodzi szkolenie z obowiązków instytucji obowiązanej, i trzymaj listę obecności razem z dokumentacją. Nowa osoba w biurze powinna przejść szkolenie przed pierwszą samodzielną identyfikacją klienta. Raz w roku, a także po zmianie przepisów, przejrzyj procedurę i zanotuj, co zmieniono. Kontroler rzadko oczekuje perfekcji, ale zawsze pyta o ślad, że biuro wraca do dokumentu.

Co zrobić przy trafieniu na liście sankcyjnej

Procedura musi mówić wprost, co dzieje się po trafieniu. Pierwszy krok to sprawdzenie, czy to rzeczywiste dopasowanie, czy zbieżność nazwisk: porównuje się datę urodzenia, obywatelstwo i adres z wpisem na liście. Przy potwierdzonym dopasowaniu osoba odpowiedzialna wstrzymuje czynności, ocenia, czy konieczne jest zgłoszenie do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej, i zapisuje decyzję z uzasadnieniem. Przy fałszywym trafieniu zapisuje się, dlaczego je odrzucono, żeby przy kolejnym sprawdzeniu tego samego klienta nie zaczynać od zera.

Ile czasu zajmuje wdrożenie

Spisanie procedury zajmuje zwykle jeden dzień roboczy. Pierwsze sprawdzenie całej bazy klientów w narzędziu to kilka godzin, w zależności od liczby klientów i kompletności danych. Największą pracą jest uzupełnienie braków u klientów, którzy trafili do biura dawno i nie mają zebranych danych o beneficjentach. Po tym etapie bieżąca praca ogranicza się do sprawdzenia nowych klientów i obsługi alertów z monitoringu.

Od czego zacząć, jeśli biuro nie ma procedury

Spisz procedurę na podstawie powyższych punktów, wyznacz osobę odpowiedzialną i zacznij od sprawdzenia całej bazy klientów w jednym przejściu. Zwykle okazuje się, że kilku klientów nie ma pełnych danych o beneficjentach, i to trzeba uzupełnić w pierwszej kolejności. Potem włącz monitoring i raz w roku przejrzyj procedurę. Plan Biuro za 449 zł netto miesięcznie obejmuje pięć kont dla zespołu, beneficjentów i monitoring codzienny, a szczegóły są w cenniku.

Porządek w całym biurze po wdrożeniu procedury

Wdrożenie identyfikacji klientów często jest dobrym momentem, by uporządkować też resztę pracy biura, od terminów po dokumenty klientów. Jeśli szukasz do tego narzędzia, sprawdź program dla biura rachunkowego z jedną tablicą klientów, który ułatwia pilnowanie spraw klienta w jednym miejscu.