Program AML dla biura rachunkowego, jak wybrać

Po co biuru rachunkowemu osobny program

Biuro rachunkowe jest instytucją obowiązaną, więc przy nawiązaniu relacji i w jej trakcie sprawdza klientów i beneficjentów rzeczywistych na listach sankcyjnych. Przy kilkudziesięciu klientach da się to robić ręcznie w wyszukiwarce ministerstwa i arkuszu. Przy kilkuset przestaje to być praktyczne: każde sprawdzenie to kilka minut, a kwartalny przegląd całej bazy pochłania dni pracy księgowych, które powinny liczyć deklaracje.

Program ma zamienić to w czynność trwającą kilka minut przy wgraniu bazy i kilka sekund przy nowym kliencie. Jeśli po wdrożeniu nadal przepisujesz dane między oknami, to nie jest program, tylko kolejna zakładka w przeglądarce.

Funkcje, bez których program nie ma sensu

Pierwsza to komplet list. Polska lista MSWiA i unijna to minimum, ale biuro obsługujące eksporterów lub spółki z zagranicznymi wspólnikami potrzebuje także ONZ, UK i OFAC. Zapytaj dostawcę, które listy są w cenie i jak często są odświeżane.

Druga to wyszukiwanie odporne na zapis. Nazwiska z cyrylicy mają kilka transliteracji, a Wiktor, Viktor i Victor to ta sama osoba. Program porównujący znaki jeden do jednego przeoczy część trafień. Przetestuj go na trzech znanych przypadkach, zanim go kupisz.

Trzecia to sprawdzenie masowe i monitoring. Wgranie listy klientów raz i codzienne ponawianie sprawdzenia po aktualizacji list jest różnicą między programem a wyszukiwarką. Alert powinien przychodzić tylko przy nowym trafieniu, bo codzienna lawina powiadomień kończy się tym, że nikt ich nie czyta.

Czwarta to beneficjenci. Sprawdzenie samej nazwy klienta nie wystarczy, jeśli sankcjonowana osoba stoi za nim jako wspólnik. Program powinien pobrać zarząd i wspólników z KRS oraz beneficjentów z CRBR i sprawdzić każdą z tych osób osobno.

Dowód na kontrolę

To funkcja, o której najczęściej zapomina się przy zakupie, a która liczy się najbardziej, gdy przychodzi kontrola. Rejestr powinien zapisywać datę, użytkownika, sprawdzone listy, wersję listy i decyzję przy trafieniu. Raport dla jednego klienta powinien generować się w kilka sekund, najlepiej jako PDF.

Zapytaj wprost: czy po roku mogę pokazać, na jakiej wersji listy sprawdzono klienta w marcu. Jeśli odpowiedź brzmi "nie wiem", to zakup nie rozwiązuje problemu, który miał rozwiązać.

Ile kosztuje program AML dla biura rachunkowego

Ceny rozrzucone są szeroko, od kilkuset do kilku tysięcy złotych miesięcznie, zależnie od liczby klientów, użytkowników i zakresu list. Zwróć uwagę na to, co jest limitem: liczba monitorowanych podmiotów, liczba sprawdzeń czy liczba kont. Biuro z dwustoma klientami szybko przekracza limity planów skrojonych pod pojedynczą kancelarię.

W MosCow plan Start kosztuje 199 zł netto miesięcznie i obejmuje 150 monitorowanych podmiotów. Plan Biuro za 449 zł netto obejmuje 1 000 monitorowanych podmiotów, pięciu użytkowników, beneficjentów z KRS i CRBR, monitoring codzienny i dostęp przez API. Przy rozliczeniu rocznym stawki spadają o połowę, do 99 zł i 224 zł netto miesięcznie. Pełne zestawienie znajdziesz w cenniku.

Jak policzyć, czy to się opłaca

Weź liczbę klientów, pomnóż przez cztery sprawdzenia w roku przy kwartalnym przeglądzie, a następnie przez kilka minut na jedno sprawdzenie. Dla dwustu klientów daje to ponad pięćdziesiąt godzin rocznie samego wpisywania i zapisywania wyników, bez liczenia nowych klientów. Pomnóż przez stawkę godzinową księgowej i porównaj z kosztem abonamentu.

Do tej kalkulacji dodaj ryzyko, którego nie da się łatwo wycenić: brak udokumentowanego sprawdzenia przy kontroli. Klient może być w porządku, a biuro i tak nie pokaże, że go sprawdziło. Dlatego rejestr z wersją listy jest częścią zwrotu z inwestycji, nie dodatkiem.

Wdrożenie w biurze, krok po kroku

Zacznij od wyeksportowania listy klientów z programu księgowego: nazwa, NIP, KRS. Wgraj ją do programu AML i sprawdź wyniki. Każde trafienie oceń według procedury, zapisując decyzję. Potem włącz monitoring i wyznacz osobę, która odbiera alerty.

Nowy klient powinien przechodzić sprawdzenie na etapie podpisywania umowy o prowadzenie ksiąg. Jeśli umowy i formularze identyfikacji klienta podpisujecie elektronicznie, wygodnie jest wpiąć sprawdzenie w ten sam moment, a do samego obiegu podpisów można użyć elektronicznego podpisu dokumentów ze ścieżką akceptacji.

Procedurę wewnętrzną warto zaktualizować o zapis, że sprawdzenia wykonuje program i gdzie leży rejestr. Szersze omówienie samej procedury znajdziesz w artykule procedura AML w biurze rachunkowym.

Pytania do dostawcy przed zakupem

Które listy są w cenie i jak szybko po publikacji trafiają do wyszukiwarki. Jak program radzi sobie z cyrylicą i wariantami zapisu. Czy sprawdza beneficjentów z KRS i CRBR. Czy rejestr zapisuje wersję listy. Gdzie przechowywane są dane i czy dostajesz umowę powierzenia przetwarzania. Co się stanie z rejestrem, jeśli zrezygnujesz z abonamentu.

Dobry dostawca odpowiada konkretnie i pozwala sprawdzić program na kilku prawdziwych przypadkach. Jeśli chcesz zobaczyć, jak to wygląda w praktyce dla biura, zacznij od strony AML dla biur rachunkowych, gdzie opisaliśmy cały proces, albo od razu wpisz pierwszego klienta w wyszukiwarkę na stronie głównej.