Weryfikacja kontrahenta zagranicznego przed pierwszym przelewem

Rejestr i dokumenty firmy

Zacznij od rejestru w kraju kontrahenta. W państwach UE większość rejestrów handlowych jest publiczna i da się z nich pobrać odpis z nazwą, adresem, datą rejestracji i osobami uprawnionymi do reprezentacji. Porównaj nazwę z tą, która widnieje na ofercie i fakturze proforma, litera po literze.

Przy kontrahentach z krajów, gdzie rejestr jest w innym alfabecie, poproś o dokument w oryginale i tłumaczeniu. Zapis nazwy w oryginale przyda się później w wyszukiwaniu na listach sankcyjnych, bo wpisy bywają tam w kilku transliteracjach.

Numer VAT UE i VIES

Dla kontrahentów z Unii sprawdź numer VAT UE w systemie VIES. Potwierdzenie, że numer jest aktywny, jest warunkiem stawki 0 procent przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów, więc to nie formalność, tylko podstawa rozliczenia podatku. Zachowaj wynik sprawdzenia z datą.

VIES nie obejmuje firm spoza UE. Tam numer podatkowy trzeba potwierdzić w rejestrze krajowym albo u kontrahenta przez dokument urzędowy.

Rachunek bankowy

Najczęstsze oszustwo przy płatnościach zagranicznych to zmiana rachunku w mailu rzekomo od dostawcy. Zanim wyślesz pierwszy przelew, potwierdź numer rachunku drugim kanałem, na przykład telefonem na numer z rejestru, a nie z podpisu maila. Sprawdź, że rachunek należy do firmy z umowy, a nie do osoby trzeciej.

Właściciele i beneficjenci

Sankcje obejmują także podmioty będące własnością lub pod kontrolą osoby z listy. Dlatego sprawdzenie samej nazwy spółki nie wystarcza. Ustal wspólników i beneficjentów rzeczywistych z rejestru albo oświadczenia kontrahenta i sprawdź każdą z tych osób osobno.

W niektórych jurysdykcjach dane o właścicielach są niedostępne publicznie. Wtedy oświadczenie kontrahenta o beneficjentach, podpisane i opatrzone datą, jest minimum dokumentacji.

Listy sankcyjne, krok który przesądza

Sprawdź firmę i każdą z osób na listach MSWiA, Unii Europejskiej, ONZ, Wielkiej Brytanii i amerykańskiego OFAC. Dla odbiorców z Turcji, Zjednoczonych Emiratów Arabskich, Azji Centralnej czy Kaukazu to właśnie te listy, a nie rejestr VAT, pokazują ryzyko. Wyszukuj w kilku zapisach nazwy, w tym w cyrylicy, bo jedna transliteracja nie wystarczy.

Ręcznie to kilkanaście minut na jednego kontrahenta z trzema wspólnikami i dokumentacja w aktach. W MosCow sprawdzenie kontrahenta robisz jednym wyszukiwaniem na pięciu listach i dostajesz raport PDF z wersją list.

Dokumentacja na wypadek kontroli

Zapisz, co i kiedy sprawdziłeś: odpis z rejestru, wynik VIES, potwierdzenie rachunku, listę właścicieli i wynik sprawdzenia na listach z wersją listy. Przy stałych odbiorcach dodaj monitoring, bo nowy wpis może pojawić się w trakcie umowy. Szczegóły dla firm sprzedających za granicę opisujemy na stronie dla eksporterów.

Podobne podejście do unijnych kontrahentów, w tym sprawdzanie VAT UE w VIES, opisuje serwis dla polskich firm działających w Unii, które potrzebują drugiego kroku po weryfikacji sankcyjnej.

Najczęstsze błędy przy kontrahentach zagranicznych

Pierwszy błąd to poleganie na stronie internetowej kontrahenta jako dowodzie istnienia firmy. Stronę można postawić w jeden wieczór, odpis z rejestru nie. Drugi to sprawdzenie nazwy w jednej transliteracji: ten sam podmiot z Rosji, Białorusi czy Kazachstanu bywa zapisany na listach na trzy sposoby, a wyszukiwarka zwróci wynik tylko dla jednego z nich.

Trzeci błąd to pominięcie pośrednika. Zamówienie składa spółka handlowa w jednym kraju, płaci inna w drugim, a towar jedzie do trzeciego. Sprawdź każdy z tych podmiotów, bo przepisy o sankcjach dotyczą także transakcji prowadzonych przez pośredników. Czwarty to brak daty przy dokumentacji: wynik bez daty i wersji listy nie dowodzi, że sprawdzenie odbyło się przed transakcją.

Ile to zajmuje i ile kosztuje przeoczenie

Pełna ręczna weryfikacja jednego zagranicznego kontrahenta z trzema wspólnikami to zwykle od dwudziestu do czterdziestu minut razem z pobraniem dokumentów i opisaniem wyniku. Przy dziesięciu nowych kontrahentach miesięcznie to kilka godzin pracy, którą wykonuje zwykle osoba z działu handlowego lub księgowości kosztem innych zadań.

Koszt przeoczenia jest nieporównywalnie wyższy: zablokowany przelew, zatrzymana dostawa na granicy, wypowiedziana linia kredytowa w banku albo kara za naruszenie przepisów o sankcjach. Dlatego firmy, które sprzedają za granicę regularnie, traktują sprawdzanie list jak stały element procesu sprzedaży, tak jak kontrolę limitu kredytowego.

Jak ułożyć procedurę w firmie

Wystarczy jedna strona. Określ, kto sprawdza nowego kontrahenta (handlowiec, księgowa albo osoba odpowiedzialna za compliance), na jakim etapie (przed wysłaniem oferty cenowej lub przed podpisaniem umowy, ale zawsze przed pierwszym przelewem), co się dzieje przy trafieniu (wstrzymanie transakcji i decyzja osoby odpowiedzialnej) oraz gdzie zapisuje się wynik.

Do tej procedury dopisz zasadę ponownego sprawdzenia: przy zmianie danych kontrahenta i okresowo dla stałych odbiorców. Jeśli nie chcesz pamiętać o terminach, monitoring zrobi to za Ciebie po każdej aktualizacji list.

Kontrahent spoza Unii, na co uważać najbardziej

Przy odbiorcy z Turcji, Zjednoczonych Emiratów Arabskich, Chin, Kazachstanu czy Uzbekistanu nie ma odpowiednika VIES, a jakość rejestrów bywa bardzo różna. Część państw udostępnia odpis w sekundę, w innych trzeba prosić o dokument kontrahenta i weryfikować go przez ambasadę lub izbę handlową. W takich przypadkach lista sankcyjna jest jedynym szybkim, jednolitym narzędziem kontroli, dlatego powinna być pierwszym krokiem, a nie ostatnim.

Szczególną uwagę zwróć na towary podwójnego zastosowania i na reeksport. Odbiorca w kraju trzecim, który nagle zamawia kilkukrotnie więcej niż dotychczas, może być ogniwem łańcucha prowadzącego do podmiotu objętego sankcjami. Pytanie o ostatecznego użytkownika towaru powinno trafić do umowy.

Co powinno się znaleźć w aktach kontrahenta

Komplet na jednego zagranicznego kontrahenta to: odpis z rejestru z datą pobrania, wynik VIES lub inny dowód numeru podatkowego, oświadczenie o beneficjentach rzeczywistych, potwierdzenie rachunku bankowego drugim kanałem oraz raport z wyszukiwania na listach sankcyjnych z wersją list. Pięć dokumentów, które razem odpowiadają na pytanie kontrolera lub banku, dlaczego uznałeś tego kontrahenta za wiarygodnego.

Przechowuj je w jednym miejscu, nie w skrzynkach mailowych handlowców. Rejestr w MosCow zbiera wyniki sprawdzeń sankcyjnych automatycznie, więc w aktach zostaje tylko załączenie raportu PDF.

Kiedy sprawdzenie powtórzyć

Przy każdej zmianie rachunku, zarządu lub właściciela oraz przed kolejną dużą transakcją. Przy stałych kontrahentach rozsądnie jest włączyć monitoring całej bazy, który zgłasza tylko nowe trafienia. Plan Biuro obejmuje do 1000 podmiotów ze sprawdzaniem codziennym, a szczegóły cen są w cenniku.