Sprawdzenie kontrahenta po NIP i co jeszcze sprawdzić przed umową

Co daje samo sprawdzenie po NIP

Po numerze NIP znajdziesz w publicznych rejestrach podstawowe dane: nazwę, adres, status podatnika VAT oraz rachunki bankowe zgłoszone do wykazu podatników prowadzonego przez Krajową Administrację Skarbową, czyli tak zwanej białej listy. To dobry pierwszy krok i trzeba go zrobić przed pierwszym przelewem.

Zwróć uwagę na rachunek. Płatność na konto spoza wykazu przy transakcji powyżej 15 000 zł może pozbawić Cię możliwości zaliczenia wydatku do kosztów i narazić na odpowiedzialność solidarną za VAT kontrahenta. Dlatego numer rachunku porównuj z wykazem przy każdej nowej fakturze, nie tylko przy pierwszej.

Czego NIP nie pokazuje

NIP identyfikuje podatnika, ale nie ujawnia, kto stoi za spółką. Nie powie, kim są wspólnicy, czy ktoś z zarządu jest wpisany na listę sankcyjną ani czy spółka nie jest kontrolowana przez osobę objętą środkami ograniczającymi. Dwie firmy z czystym statusem VAT i aktywnym rachunkiem mogą mieć zupełnie różny profil ryzyka.

Listy sankcyjne nie są zresztą indeksowane po NIP. Wpisy zawierają nazwę, daty urodzenia, obywatelstwa i aliasy, często w kilku zapisach. Sprawdzenie sankcji to więc osobna czynność, wykonywana na nazwie podmiotu i jego właścicieli.

Pięć kroków kompletnej weryfikacji

Pełne sprawdzenie nowego kontrahenta składa się z kilku elementów, które da się wykonać w kilkanaście minut, jeśli mają jedno miejsce pracy.

Kontrahent zagraniczny to inny przypadek

Dla firmy spoza Polski NIP nie istnieje, a numer VAT UE można sprawdzić w systemie VIES tylko dla państw członkowskich. Przy odbiorcy z Turcji, Kazachstanu czy Zjednoczonych Emiratów Arabskich najważniejsze są dokumenty rejestrowe, nazwa w oryginalnym alfabecie i właściciele. Tu sprawdzenie sankcji jest podstawą, bo to właśnie w krajach trzecich pojawiają się pośrednicy dla towarów objętych ograniczeniami. Więcej o tym przypadku w opisie weryfikacji kontrahentów zagranicznych pod kątem sankcji.

Dlaczego jednorazowe sprawdzenie nie wystarcza

Wszystkie powyższe dane zmieniają się w czasie. Podatnik może zostać wykreślony z VAT, zmienić zarząd, a nowy wpis na liście sankcyjnej pojawia się bez zapowiedzi. Przy kilkudziesięciu stałych kontrahentach nikt nie powtarza ręcznie całej procedury co miesiąc, więc luka rośnie po cichu.

Rozwiązaniem jest monitoring kontrahentów na listach sankcyjnych, który ponawia sprawdzenie bazy po każdej aktualizacji list i odzywa się tylko wtedy, gdy coś się zmieni. Biała lista i rejestry nadal sprawdzasz po NIP, ale najtrudniejszą część, czyli sankcje i właścicieli, przejmuje system.

Jak to wygląda w praktyce w MosCow

Wpisujesz nazwę, NIP lub KRS kontrahenta. MosCow przeszukuje pięć list jednocześnie, także po zapisie cyrylicą, pobiera zarząd, wspólników i beneficjentów i sprawdza każdą z tych osób. Wynik trafia do rejestru z datą i wersją list, a raport PDF generujesz jednym kliknięciem. Cały proces opisujemy na stronie sprawdzenie kontrahenta, a plany od 199 zł netto miesięcznie znajdziesz w cenniku.

Po pozytywnym sprawdzeniu możesz bez obaw wystawić pierwszą fakturę, na przykład w programie do fakturowania z KSeF, takim jak Fakturujemy, a w rejestrze zostaje dowód, że kontrahent był czysty w dniu podpisania umowy.

Najczęstsze błędy przy weryfikacji kontrahenta

Pierwszy to sprawdzenie tylko spółki, z pominięciem jej właścicieli. Sankcje obejmują podmioty będące własnością lub pod kontrolą osoby z listy, więc czysta nazwa spółki niczego nie przesądza. Drugi to wyszukiwanie jednym zapisem nazwy. Ten sam wspólnik z Rosji czy Białorusi bywa zapisany w kilku transliteracjach, a wyszukiwarka porównująca litery znajdzie tylko jedną.

Trzeci błąd to brak dowodu. Sprawdzenie wykonane i niezapisane nie istnieje dla kontrolera, a zrzut ekranu bez daty i wersji listy niewiele dowodzi. Czwarty to założenie, że stały kontrahent jest bezpieczny, bo był sprawdzony przy pierwszej umowie. Każdy z tych błędów da się wyeliminować narzędziem, które łączy kilka kroków w jedno wyszukiwanie i zapisuje wynik automatycznie.

Ile czasu zajmuje ręczna weryfikacja

Rzetelne sprawdzenie jednej spółki z trzema wspólnikami, ręcznie, na pięciu listach, w KRS i CRBR, to zwykle kilkanaście minut razem z notatką do akt. Przy dwustu stałych kontrahentach, sprawdzanych dwa razy w roku, daje to kilkadziesiąt godzin pracy, która nie przynosi niczego poza spokojem przy kontroli. Pieniądze za ten czas w firmie z kilkuosobowym zespołem przekraczają zwykle roczny koszt narzędzia, a dodatkowo narzędzie nie zapomina o terminie.

Kiedy wystarczy sam NIP

Przy jednorazowym zakupie od krajowej firmy w niewielkiej kwocie biała lista i status VAT zwykle wystarczą. Procedura rozszerzona ma sens, gdy podpisujesz umowę ramową, sprzedajesz za granicę, jesteś instytucją obowiązaną w rozumieniu przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy albo masz wielu stałych kontrahentów. Wtedy dowód wykonanego sprawdzenia liczy się tak samo jak sam wynik.