Procedura AML w biurze rachunkowym, co musi zawierać

Kto odpowiada za procedurę

Instytucja obowiązana wyznacza osobę odpowiedzialną za stosowanie przepisów, a członek kierownictwa nadzoruje całość. W małym biurze obie role często pełni właściciel. Procedura ma wskazywać nazwisko albo stanowisko, tak aby każdy pracownik wiedział, do kogo zgłosić wątpliwość.

Identyfikacja i weryfikacja klienta

Przy nawiązaniu relacji biuro ustala tożsamość klienta i, jeśli to osoba prawna, jego beneficjenta rzeczywistego. W praktyce oznacza to zebranie dokumentów, sprawdzenie danych w rejestrach publicznych i zapisanie, kiedy i przez kogo zostało to zrobione.

Procedura powinna rozróżniać klientów jednorazowych od stałych oraz opisywać, jak często dane są aktualizowane. Rozsądny cykl dla klientów stałych to ponowienie sprawdzenia co kwartał albo po każdej zmianie list.

Ocena ryzyka

Ocena ryzyka wiąże poziom kontroli z charakterem klienta: branżą, krajem, strukturą właścicielską i obrotem. Klient z krajem trzecim w łańcuchu własności lub z nieprzejrzystą strukturą dostaje wyższy poziom ryzyka i szersze sprawdzenie. Procedura powinna zawierać proste kryteria, aby dwie osoby oceniające tego samego klienta doszły do podobnego wyniku.

Sprawdzenie na listach sankcyjnych

To część, która zabiera najwięcej czasu. Procedura ma wskazywać, które listy są sprawdzane, kiedy i w jaki sposób zapisuje się wynik. Minimum to lista MSWiA i lista UE, a w biurach obsługujących eksporterów zwykle także ONZ, UK i OFAC.

Zapisz, co robisz z trafieniem: kto je ocenia, w jakim terminie, jak dokumentuje decyzję i kiedy wstrzymuje obsługę. Brak tego opisu to najczęstsza luka widoczna przy kontroli.

Dokumentowanie i przechowywanie

Każde sprawdzenie powinno zostawić ślad: data, osoba, listy, wersja listy i wynik. Dokumentację przechowuje się przez okres wymagany ustawą, a procedura ma wskazywać gdzie. Rejestr w MosCow robi to automatycznie i pozwala wyeksportować raport PDF dla każdego klienta.

Szkolenia i aktualizacja procedury

Pracownicy mający kontakt z klientami przechodzą szkolenie z obowiązków AML, a biuro zachowuje dowód, że do niego doszło. Procedura wymaga przeglądu przynajmniej raz w roku i po każdej zmianie przepisów. Warto zapisać w niej datę ostatniego przeglądu i osobę, która go przeprowadziła.

W praktyce najczęściej zawodzi nie sama treść dokumentu, lecz jego stosowanie. Procedura, która opisuje sprawdzanie klienta na listach co kwartał, ale nie ma żadnych zapisów z ostatniego roku, jest dla kontrolera gorszym sygnałem niż procedura krótka, lecz konsekwentnie wykonywana.

Najczęstsze luki

Do typowych braków należą: brak opisu postępowania przy trafieniu, brak zapisów o wersji listy, sprawdzanie tylko klientów nowych bez ponawiania dla starych oraz pominięcie beneficjentów rzeczywistych. Każdą z tych luk zamyka rejestr, który zapisuje wyniki automatycznie i pozwala wygenerować raport dla dowolnego klienta w kilka sekund.