Jak sprawdzić, czy kontrahent jest objęty sankcjami

Najpierw ustal, co dokładnie sprawdzasz

Zacznij od danych kontrahenta: pełna nazwa z dokumentów rejestrowych, NIP lub numer KRS, kraj siedziby i osoby zarządzające. Przy kontrahencie zagranicznym poproś także o nazwę w oryginalnym alfabecie, ponieważ listy sankcyjne często zawierają zapis w cyrylicy obok zapisu łacińskiego.

Sprawdzaj nie tylko samą spółkę, ale również członków zarządu, wspólników i beneficjentów rzeczywistych. Środki ograniczające obejmują podmioty będące własnością lub pod kontrolą osoby wpisanej na listę, więc nazwa spółki bez sankcji nie rozstrzyga sprawy.

Które listy przeszukać

Dla polskiej firmy podstawą jest lista osób i podmiotów objętych sankcjami prowadzona przez MSWiA oraz skonsolidowana lista sankcji Unii Europejskiej. Obie obowiązują wprost. Warto dodać listę Rady Bezpieczeństwa ONZ, a przy rozliczeniach w dolarach lub z bankami międzynarodowymi także listę OFAC SDN i brytyjską listę sankcji.

Każda lista ma inny format i inny sposób zapisu nazw. Lista OFAC podaje Nazwisko, Imię, brytyjska dzieli nazwę na kilka pól, a unijna zawiera wiele zapisów jednej osoby. Dlatego ręczne wyszukiwanie w pięciu miejscach łatwo przeoczy trafienie.

Uwzględnij warianty zapisu

Nazwisko z cyrylicy można zapisać na kilka sposobów. Wiktor, Viktor i Victor to ta sama osoba, podobnie jak Janukowycz i Yanukovych. Wyszukiwarka, która porównuje znaki, znajdzie tylko jeden z nich. Dobra procedura zakłada sprawdzenie kilku transliteracji albo użycie narzędzia, które porównuje brzmienie nazwy.

Zwróć uwagę na kolejność członków nazwy i na skróty form prawnych. Sp. z o.o., LLC i OOO nie powinny zmieniać wyniku, a często go zmieniają.

Jak ocenić trafienie

Trafienie to sygnał do analizy, nie wyrok. Porównaj datę urodzenia, obywatelstwo, adres i funkcję z danymi na liście. Jeśli kilka cech się zgadza, wstrzymaj transakcję i skorzystaj z procedury wewnętrznej. Jeśli kontrahent jest tylko imiennikiem, zapisz uzasadnienie, dlaczego to fałszywe trafienie.

Zapis decyzji jest tak samo ważny jak samo sprawdzenie. Przy kontroli pytanie brzmi nie tylko, czy sprawdziłeś, ale także kiedy, na jakiej wersji listy i kto podjął decyzję.

Powtarzaj sprawdzenie w trakcie współpracy

Lista zmienia się po zawarciu umowy. Kontrahent, który był czysty w styczniu, może zostać wpisany w czerwcu. Dla stałych kontrahentów potrzebne jest cykliczne ponowienie albo monitoring, który sprawdza całą bazę po każdej aktualizacji list.

MosCow robi to automatycznie: po każdej zmianie list ponownie sprawdza Twoją bazę i wysyła alert tylko wtedy, gdy pojawi się nowe trafienie. Wynik każdego sprawdzenia zostaje w rejestrze z wersją listy.